Sáu lời khuyên giúp viết email tiếng Anh ngắn gọn

Sáu lời khuyên giúp viết email tiếng Anh ngắn gọn

Loại bỏ “small talk” và những cụm từ ít giá trị sẽ giúp email của bạn ngắn gọn, có dấu ấn cá nhân, không gây khó chịu cho người nhận.

1. Chia sẻ mục tiêu rõ ràng

Với mỗi email, bạn cần phải có một mục tiêu và phải ghi nhớ mục tiêu đó khi bắt đầu viết. Điều này giúp bạn đi thẳng vào vấn đề, giảm độ dài tổng thể của email. Nó cũng giúp quá trình viết, hiệu đính và chỉnh sửa nhanh hơn.

2. Tìm kiếm lỗi lặp lại

Bạn có thể bị lặp lại nhiều câu từ, thông tin trong email. Vì vậy, hãy quan sát kỹ lưỡng để tìm ra thông tin lặp lại, tránh tình trạng dư thừa.

Tương tự, bạn nên chú ý đến lỗi “dài dòng văn tự”. Nó có thể xảy ra nếu sử dụng nhiều câu ở thể bị động.

3. Tránh “small talk”

“Small talk” là những mẩu hội thoại ngắn, có thể là để khai mào cho một cuộc đối thoại dài hơn, nhưng đôi khi chỉ là những mẩu chuyện tán gẫu, lời chào hỏi xã giao giữa những người ít quen biết.

Trong email, “small talk” có thể là những câu nói xã giao, sáo rỗng về những điều không quan trọng giữa những người không biết rõ về nhau. Thông thường, bạn chỉ nên sử dụng 1-2 câu này trong mỗi email.

4. Loại bỏ những từ không cần thiết

Bạn có thể sử dụng rất nhiều “filler words” – những từ, cụm từ không có giá trị, bỏ đi cũng không ảnh hưởng đến nội dung email. Dưới đây là một số từ, cụm từ có thể lược bỏ khi viết email tiếng Anh:

– Essentially (Bản chất)

– Basically (Về cơ bản)

– Just (Chỉ cần)

– Very (Rất)

– Really (Thật sự)

– I think (Tôi nghĩ)

– I mean (Ý tôi là)

– No worries (Đừng lo lắng)

– Needless to say (Không cần nói rằng)

– It goes without saying (Không cần phải nói)

– At the end of the day (Vào cuối ngày)

– As you know (Như bạn biết)

5. Tận dụng lợi thế của các dấu hiệu

Các dấu hiệu có thể là công cụ mạnh mẽ, giúp bạn đưa ra quan điểm nhanh hơn. Ví dụ, bạn sử dụng dấu gạch đầu dòng để đánh dấu thông tin chính hoặc tô đậm phần quan trọng nhất của email, hướng mắt người đọc vào đó, giúp họ hiểu điều gì là quan trọng nhất một cách dễ dàng. Những cách làm này cũng giúp chia nhỏ các đoạn của văn bản lớn, làm cho người đọc dễ theo dõi hơn.

6. Đưa ra yêu cầu rõ ràng

Điều này giúp bạn đạt được kết quả cần thiết và hoàn thành mục tiêu dễ dàng hơn. Nó bao gồm các ý:

– Nêu hành động mong muốn. Ví dụ: “Let me know if you can do this” (Hãy cho tôi biết nếu bạn có thể làm nó) hoặc “Contact X” (Liên hệ X).

– Nêu phương pháp thực hiện, ví dụ: qua email hoặc một cuộc họp trực tiếp.

– Các địa chỉ cần được liên hệ nếu có.

– Thời hạn.

Hãy nhớ, viết ngắn gọn là kỹ năng cần thời gian để phát triển nhưng nó sẽ trở nên dễ dàng hơn khi thực hành nhiều. Bạn cũng có thể cải thiện nhờ quan sát phong cách và phương pháp của người khác, thậm chí nhận ra từ chính email của mình.

Dưới đây là ví dụ về việc viết email ngắn gọn lại:

Email gốc:

Hi [Name],

It was so nice to see you the other day. It actually got me thinking. As you know, peer reviews are coming up in the next few weeks. I was hoping you might be able to be one of my peer reviewers this quarter, if you’re available. No worries if not! I totally understand. And of course, I’d be happy to reciprocate.

Specifically, I thought you’d be a good person to ask since we worked together on [X] this past month. I think your perspective would be a really useful way to examine my skills, how I might have grown, and what I should keep working on going forward.

Can you let me know if you’re up to being one of my peer reviewers this quarter? (I was hoping to finalize my peer reviewers by [date], so if you could get back by then, that would be amazing.) Also, feel free to send along any questions you may have. I’m always happy to help.

Thanks!

[Name]

Email sau khi được chỉnh sửa ngắn gọn:

Hi [Name],

It was so nice to see you the other day. I was wondering if you could be one of my peer reviewers this quarter? (Happy to reciprocate!) If you could let me know by [date] if you’re up for it, that would be great. Please feel free to send me any questions.

Thanks!

[Name]

Leave a Reply

Your email address will not be published.